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『もはやGmailを知らない方はいないのではないでしょうか？』
こんにちは、ディフェンス・カンパニーの梶原です。オフィスワークやテレワークをしていると、どこにいても「会社のファイルにアクセスがしたい」と思う今日この頃です。
離れている人ともファイルを共有して同時に編集をしたいという悩みが出てくる方も多いのではないでしょうか？！
●そんな時に超便利なのが
「Google」のサービスの一つ【Googleドライブ】です。
今日は、Googleドライブって何？と言う事と
Googleドライブの５つの良いポイントをお伝えします。
Googleドライブとは
「Googleドライブ」は
Google社が提供しているGmailアカウントを取得した方へのサービスの機能のひとつです。
Google Workspace（旧G Suite：有料）にすると超便利で容量も大幅に増えるので超便利です。
Google Workspaceは有料
Google Workspaceは有料ですがGメールや
Googleカレンダー、チャット等いろいろな
機能を利用することが出来るのは当然で
容量が大きいので動画の保存にも向いています。
会社のメインのメールアドレスとして「gmail.com」
と言う無料アカウントではありませんので
社会的信用のある独自メールとして運用が出来ます。
Googleマップ・Gmail・Googleカレンダー・YouTube・Googleドキュメント・スプレッドシートと無料でここまで使えるのは凄い時代ですね(^^♪
日々使わない日がないくらいですね(^^)/
【ZOOM】がネット会議で有名ですが
最近ホスト側は有料になりましたね（汗）
ネット会議が出来るツールGoogleMeet
（旧：ハングアウト）なども精度があがっていて
【ZOOM】に劣らないサービスです。
Googleドライブは、ファイル置き場の
ストレージとして多数の会社で使われています。
ファイルサーバーみたいな機能と考えていただければ良いと思います。
「ドライブ」という言葉が
自分向けのボックスといったものになります。
ここに自分たちのファイルを保存していく感じになります。
さらに整理がしたければ、この中にフォルダを作って
フォルダごとにファイルを配置していく方法もできます。
【Googleドライブ】は様々な拡張子に対応していて仕事でよく使用されるicrosoft製品のExcelやPowerPointと似たアプリがあり拡張子はもちろん画像ファイル（JPEG・PNG）や音声ファイル（MP3など）。
それから動画ファイル（MOV/MP4）などもビジネスで必要になってくるファイルはほとんどの物が保存可能だと考えていただければ良いでしょう。
Googleは「YouTube」も使えますので
会社のアピール動画やYouTube広告が
ターゲットを絞った広告が出せるので
現状は有効な広告媒体だと思います。
ドライブの５つのポイントをお伝えしますね(^^♪
① パソコンやスマホ・タブレットなど端末を選ばずに利用可能
会社のファイルサーバーなどでは、会社のパソコンから
でないと繋げないといった場合も多いのではないでしょうか？
Googleドライブは、WEB経由で見る事が出来ますから
当然会社のパソコンからも家・外出先やカフェから
極論を言えばネット環境があれば海外からでも
海外出張のときに海外からも同様にファイルを見る事が可能です。
そんな理由で、このテレワークが普及して色々な
周辺環境から仕事が出来るようになった時に
どんな場所にいてもお仕事をするためのファイルに
接続出来てしまうといった点が嬉しいポイントの１つです。
② ファイルの共有が可能
Googleドライブに保管したファイルはURLで
その他の人に共有を行う事が可能となっています。
Googleドライブ内の目当てのファイルを開き
右クリックをすると共有という表示が有るので【クリック】ください。
そして共有を行ないたい人のメールアドレスを入れたり
前もってリンクを教えている人なら見れる様な
状態にして共有する事ができます。（編集ロックも可能）
社内の方にこのファイルちょっと見てという場合でも
会社内の人のメールアドレスを入力し共有を行う事ができます。
お客様にも、お客様のメールアドレスを入力して
共有を行うことが可能です。
なのでクライアント様にファイルを共有したい時に
手間をかけてメールに添付をしてパスワードをかけて
送るといった必要がなくなります。
③ スプレッドシートやスライドなどの同時編集が可能
Gmailアカウントを取得すると
Excelのような機能が可能なアプリ ➡Googleスプレッドシート
PowerPointと似た事が可能なアプリ➡Googleスライド
Wordと似た事が可能なアプリ ➡Googleドキュメント
といった様に
このGoogleの用意しているサービスを使うことが出来てしまいます。
今までOffice製品で取り組んでいたような作業は
このGoogleの他の機能でカバーすることが可能です。
④ テンプレートが充実している
新しく何か資料や管理表みたいなファイルを作成する時に
既にいろいろなテンプレートが用意されています。
テンプレートから利用したいものを選んで
自分達用の文言に変えていけば
時間短縮でファイルを簡単に作成することができます。
⑤ 同時編集が出来る
例えば
スプレッドシートであれば自分が書き込んでいる時
にも同時に他の人が入ってきて他のセルに書き込み
をしたりということができます。
勿論これはログが残っているので
どこで誰がどんなものを書き込んだかというのも
見る事ができます。
なので、例えばオンライン会議の場でみんなで
アイディアを出し合いたい時に同時にそのファイルに
書き込んでいったりとか…
お客様と共同で進捗管理をしたような時に
お互いに進捗を書き込んでいく事ができます。
なのでいちいち
「ファイルを送って書き込みました」とかって
いう連絡を送る必要がありません。
すごく生産性を高めることが出来るんじゃない
かなと思います。
とは言ってもセキュリティが気になるっていう
会社さんは多いんじゃないでしょうか？
特にインターネットを経由して外にデータを置いておく
というところに対して不安を覚える方もいらっしゃると思います。
【Googleドライブ】は運用方法を間違えなければ
問題なくビジネスで利用していただく事ができます。
●セキュリティに関するポイント
① 2段階認証ができる
【Google Drive】もIDとパスワードを使ってログインをしてデータを利用していきます。
しかし、そのパスワードを入力した後に
【2段階認証】として例えば、スマートフォンや他の連絡先を使ってさらにログインして問題ないかという確認をすることができます。
ですので例えば攻撃とかを受けてIDとかパスワードが万が一流出してしまったとしてもこの2段階認証をきちんとしておけば
第三者のログインを防ぐことができます。
② データの暗号化が行われている
GoogleドライブはHTTPSでの通信になり
自分からGoogleのドライブに保管するところ迄の
通信は全て暗号化がされます。
またGoogleドライブに置かれているデータも
全て暗号化がされるので、安心です。
③ ファイルの閲覧権限を設定する事が可能
先ほど共有という機能があるというお話をしましたが
この共有さえしなければ、自分のデータは自分しか
見れない状態になります。
自分しか見れない状態に設定しておけば
大切なお客様データが外部に漏れたりとか
それが書き換えられてしまったりという様なことは防ぐことができます。
ただ共有をしてしまったままにしていると
それは危険な状態になるのできちんと「使い終わったら共有を解除する」
というのを意識しましょう。
④ もし端末を紛失してしまった場合もアクセスをブロック出来る
未だに日本で起こるセキュリティ事故は【ヒューマンエラー】なんです。
最も多いのが、スマートフォンやパソコンを紛失
してしまった場合いう点にあると言われます。
当然、端末が紛失してしまえば、その端末を使って
アクセスがされてしまうといった危険性があります。
端末の紛失のケースでは、Googleの管理コンソールから
その端末自体からのアクセスをブロックする設定が可能なのです。
もし紛失して、誰が悪い人のもとに届いてしまったとしても
アクセスすること自体を防ぐので情報漏えいを防ぐことが出来ます。
⑤ 会社内の情報共有にも使えGoogleドライブは 中小企業やフリーランスなどのチームで力を発揮
やはり世界中で使われているGoogleなので
自社のサーバーなどに情報を保存しておくより
セキュリティレベルは日々高めてくれセキュリティに
特化したプロ集団が守ってくれているっていうのが
安心感の一つになるんじゃないかと思います。
事実、皆さんが使われているYouTubeもGmailなども
セキュリティの事故はなく、毎日安心して使えています。
この状態自体がセキュリティが優れている
という証拠になるんじゃないかと言えます。
今日はGoogleドライブのメリットと
セキュリティの安全性についてご紹介しました。
テレワークが普及する中でファイル共有や
ファイル編集というのは、ものすごく生産性に関わる
部分だと思うので、ぜひ会社で使ってみてください。
●参考として
ストレージサービスなら他に
Dropbox・エバーノートといろいろあります。
ご自分の使い方や環境にあったツールを使うと良いと思います。
社内情報共有アプリなら 最近は「Notion」も使われている会社が増えています。
昔から使われている「チャットワーク」「Slack」も使いやすいです。
他に
社内マニュアルをMicrosoft社の
「One Note」でされている大手企業もありますね。
【ZOOM】が一般的に社内会議で使われている事が
多いと思いますがGoogle MeetやAdobeコネクトなど
ビジネス形態や状況に応じたツールを組み合わせて
利用すると生産性も上がると思います。
このブログがご参考になると嬉しいです(^^♪
2022（令和4）年7月29日（金曜日）
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