企業コンサルティングが得意な「ディフェンス・カンパニー」
●人は損害が出ないと行動しない
トヨタ自動車の習慣で本にもなった『人を責めるな仕組みを責めろ』という言葉があります。また『後工程はお客様』と言う文化があり、後工程がやりやすいように考えて仕事をすると言う習慣が根付いています。
ミスやエラーでお客様へご迷惑をかけると
・会社のブランドに傷がつく
・今までの信頼関係も一瞬になくなる
・納期の厳しい仕事なら、損害賠償の対象で多大な金額の損害がでる
・今後の取引がなくなる可能性が高くなる
・エラー対応に時間に無駄な時間・お金・人件費（残業代）・外注費がかかる等、会社存続の危機になりかねません。
●エラーする前に未然に防ぐ行動をスタートさせましょう！
・デジタルツールではガントチャートツール・タスク管理など一体管理ができるソフトがあり有益に使えているか？
・ミスやエラーを防止する為に問題を起こさない行動を習慣化できているか？
・システムとして『見える化』して、何度も同じミスを起こさない『仕組化』をすると良いでしょう。
ミスやエラーを防止する方法
『見える化』で仕事のミスやヒューマンエラーをどのように減らしていけば良いかご紹介します。
『見える化』の目的
見えない問題原因を「見える化」する事で、原因をつぶし、ミス率・ロス率・効率化と仕事で利益を上げる良い方向に変える事が出来ます。
『見える化』とは
ミスやエラーは原因が見えない事で起こり、会社への被害を拡大させます。
最初に見えないミスやエラーを見える様にします。
各部署から屈託のない意見を出して付箋などを使いブレインストーミング（会議）をすると良いでしょう。
「ミスやエラーを減らす為に、何を見えるようにすれば良いでしょうか？」
①ミスを減らすために『見える化』する
例）
よくある事例では「口頭で伝えた」「聞いていない」と言う事例があります。
会社組織では、電話などで会話の中で決めた事も、改めて内容をメールで再度送信する会社がほとんどではないでしょうか。
ただ、現場で急いでいる時に起きそうな連絡ミスは多々起きています。
当たり前ですが、スマートフォンのLINEやSMS・コミュニケーションツールを使い文字で伝える事で未然にエラーを防ぐ事が出来ます。
②ミスの原因を調べる
・例えば
机の上が整理されていない事が原因で指示漏れを起こし納品遅れが発生した。
重要な書類を見落とし、未処理のまま帰宅し注文された商品の納期が間に合わなかったと言う例もあります。
原因は、はっきりしており優先順位をつけた仕事の段取り（タスク管理）が出来ていない。
机には今する仕事だけの書類のみを処理し、次の仕事に取り掛かるルールがあれば何の問題も起こらなかった事例です。
③いつもと違う状態を発見できる『見える化』でエラー対策
『いつもと違う状態』は正しく仕事ができていない状態の事です。
『見える化』による改善はいつもと違うことを発見し、未然にエラーが起こらない状態に環境管理できるようにする事です。
④『見える化』×『仕組化』を習慣化でミス防止
『見える化』をさらに改善する方法
・エラーの原因となる問題の種をつぶす対応原因を優先度順に並べ一つずつ解決します。
・ミスの予兆や原因となる問題を『見える化』して原因をつぶしてしまえばミスを防ぐ事ができます。
・問題を複数の人の目に見える様に、デジタルツールやソフト（アプリ）でDX化して異常が起きた時の対応もマニュアル化しておく。
「Microsoft Onenote 等が使いやすいです」
・「報告・連絡・相談」の徹底。
初期段階で異常を上席に報告し、判断を仰ぐ。
「ミスを隠蔽しようとする行動は最悪の結果、会社の危機（倒産）につながります。必ず報告しましょう」
・ミス対応の行動をスタート（マニュアルを使い問題解決に取り掛かる。マニュアルも随時更新し属人化しない様に標準化して更新されれば会社全体で通達しておく事）
・プロジェクトでタスクが多ければ、エクセルではなくガントチャートツールなどを使って情報を会社全体で共有。
「最近では、”Notion”が流行っていますね。」
【参考】
ヒューマンエラーについての確率データ（エビデンス）があります。
人は適度な緊張感をもって仕事をしている状態で
「1000回に3回は必ずミスする」と言われています。
・ミスやエラーを個人に押しつけず組織として、PDCAを回すなど改善に取り組むと効率化が進むでしょう。
●エラーがある前提で各作業改善する
多数の会社でよくある事で「ミス」の改善で「ミスを起こした人」をきつく責めるという事がよく起こります。
エラーの発生を前提条件としてミスの発生率を下げる環境や仕組み・方法を改善対象とし品質・コスト・納期の向上を目的として取り組むように考えてみましょう。
ミスを完全に無くす事はできません。
例えば改善策として
・某大手企業では、効率の良い作業している人の様子をビデオカメラで撮影し
ビデオマニュアルにして文書マニュアルが苦手な人にも分かりやすくしています。
『仕組み』作りの実施
エラー（ミス）防止・改善というだけではどこまで投資すべきか、判断が難しいですね。
経営面での効果が評価できれば投資対効果の判断がつけられます。
ミス防止改善は品質・コスト・納期改善であるという、意識で取り組めると良いですね。
外部から「KAIZEN（改善）」が出来る目をもった良きアドバイザーに見てもらうのも一つの方法だと思います。
弊社、株式会社ディフェンス・カンパニーでもご相談に乗れる事がございますので
お気軽にご連絡いただければと思います。
今日は
『人を責めるな、仕組みを責めろ』についてお伝えしました。
経験豊富なプロは多くの方法を現場で養い知見が深いと言え
色々な選択肢をアドバイスする事が可能です。
しっかりと相談が出来るコンサルタント会社選びは重要となりますね。
家族間トラブルについても、今後のブログでご解説いたします。
民事問題・刑事問題・問題社員でお悩みの方は、どうぞ弊社にご相談のご連絡を頂ければと思います。
2022（令和4）年9月28日（水曜日）
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